- сервисы
По данным «Лаборатории Касперского» 59% сотрудников для пересылки документов и решения корпоративных вопросов используют личную почту. 38% — мессенджеры, в том числе Skype, Google Messages, Apple iMessage и WhatsApp, чья безопасность и приватность вызывают много вопросов. Ситуация распространенная, но при таком подходе к работе с информацией, организация рано или поздно сталкивается с двумя проблемами:
1. Персональные данные сотрудников, клиентов и информация, составляющая коммерческую тайну, оказывается в открытом доступе. И не важно по какой причине: из-за случайной ошибки или преднамеренного «слива».
2. Изменения не фиксируются. Непонятно, кто и когда корректировал файл и имел ли он на это право. Сложно оценить актуальность документа и определить, кого с ним можно ознакомить. Необходимость уточнять все эти мелочи тормозит работу. Что особенно заметно в ситуации, когда для срочного согласования нужно показать проект соглашения, например, трем-четырем сотрудникам и свести их правки воедино.
Чуть проще, если в компании есть электронный документооборот. В системе ЭДО передачу данных защищает шифрование, а статус документа и действия контрагентов фиксируются. Когда ЭДО нет или организация контактирует с партнерами, у которых не налажен электронный документооборот, обмен информацией идет спонтанно и бессистемно.
Мы расскажем, как наладить безопасное хранение и работу с документами внутри компании и с подрядчиками. Чтобы разрабатывать, согласовывать, обмениваться документами, не боясь утечек конфиденциальной информации.
Корпоративный облачный диск для хранения документов в облаке
Облачный диск — облачное решение для хранения общих файлов. Оно работает как сетевое хранилище, обеспечивая бизнесу защищенную среду для хранения данных и удобный инструментарий для коллегиальной работы с информацией. Рассмотрим каждый аспект облачного решения.
Защищенность облака для хранения документов
Документы хранятся в отдельном облачном хранилище, которое разворачивается на защищенных серверах. В случае с облачным диском Nubes, сами сервера размещаются в дата-центре уровня Tier III, а хранилище работает на базе платформы Nextcloud. Nextcloud — автономное решение для совместной работы с документами, синхронизации файлов и коммуникаций на разных платформах (web, iOS и Android). Данные в хранилище не индексируются, а значит не появятся в поисковых сетях.
Безопасность обмена внутри компании и за ее пределами
Система обмена документами такая же, как у привычных файловых хостингов — доступ по ссылке. Документам в облаке присваивается уникальный url с определенными правами на просмотр, скачивание, редактирование, удаление. Внутри компании или контрагенту ссылку можно расшарить по корпоративному e-mail.
Контроль прозрачности
Так как каждый пользователь входит в облачный диск под своим аккаунтом, в истории редактирований можно отследить, кто и как работал с файлом, какие использовались права доступа, в какое время открывали документ. По истории версий удобно прослеживается хронология изменений.
Обмен данными ведется исключительно на диске
Файлы не участвуют в пересылке. Документы хранятся в облаке на диске, а пересылаются только ссылки. Для дополнительной защиты документ можно закрыть паролем или установить временной диапазон. Например, если вы установите время доступа к файлу с 9 до 18 часов, с 18:01 начнет действовать ограничение по времени и даже по ссылке документ не откроется.
Безопасные гостевые доступы для проектной работы
Если в компании есть аутсорс-команды и проектные группы, которые привлекаются для разовых задач, им можно настроить гостевой доступ к конкретным папкам. Гостевые аккаунты будут действовать все время, пока идет работа над проектом, после чего автоматически аннулируются.
Удобная работа с тяжелыми документами
Файлы в форматах 3d и bim, тяжелые видео легко загружаются через браузер. Даже при неустойчивом интернет-соединении модуль многопоточной загрузки обеспечивает стабильную заливку файлов на диск.
Соответствие ФЗ-152
Специальная редакция облачного диска Nubes удовлетворяет требованиям к третьему уровню защиты персональных данных, а значит может использоваться для хранения и обработки персональных данных УЗ-3 (общедоступные и иные ПД сотрудников или данные менее чем 100000 субъектов и пр.) в полном соответствии с ФЗ-152.
Расширение до полномасштабной коммуникационной платформы
Если говорить об облачном диске именно на базе NextCloud, то дополнительно к хранению документов, в облаке можно развернуть бесплатные модули для коллегиального доступа. У платформы их более 100, начиная от классических онлайн-редакторов текстовой, табличной, графической информации до трекеров задач.
С дополнительными модулями или без них — с облачным диском вы получаете единое, защищенное корпоративное пространство для совместной работы с документами. Удобное для всех. Безопасное для бизнеса.